На
самом деле, несмотря на все изменения в де-
ловом этикете и общественном протоколе, это
не считается правильным. Необходимо ис-
пользовать имя мужа: <Миссис Джон Смит>.
Если имя супруга неизвестно, то я советую и
в письме и на конверте просто написать -
<Мэри Смит>.
Кому? Если все попытки узнать имя чело-
века, с которым вы будете переписываться,
зайдут в тупик, адресуйте свою корреспон-
денцию так: <Тому, к кому это может иметь
отношение>. Хотя понятно намерение людей,
использующих обращение <Дорогой сэр/ма-
дам>, но этого делать ни в коем случае
нельзя. В конце концов, когда вы слышали,
чтобы деловую женщину называли <мадам>?
По имени или по фамилии? Даже при
том, что небрежное отношение стало доволь-
но распространенным явлением на работе,
более формальное обращение к человеку по
имени и фамилии может сослужить добрую
службу во многих случаях. Фамилии, напри-
мер, необходимо употреблять, когда:
вы пишете человеку, с которым лично не
встречались;
127
ГЛАВА 8
вы пишете человеку, который не предла-
гал вам называть себя по имени;
человек, с которым вы переписываетесь,
держится с вами формально;
вы не знаете, как обращаться к человеку:
по фамилии или по имени.
Если вы сомневаетесь, то запомните: чем
более формально вы будете себя вести, тем
реже будете попадать в затруднительное по-
ложение; но иногда вы можете и раздражать
человека своим формализмом.
Как подписываться
Как правильно подписываться? По имени?
По фамилии? Или и по имени и по фами-
лии?
Исходите из того, как вы называете друго-
го. Если вы обращаетесь к человеку в письме
только по имени, то и подписывайтесь тоже
только по имени. Если вы используете в обра-
щении , <МИСС/МИССИС> ИЛИ ТИТУЛЫ И
звания, тогда подписывайтесь именем и фами-
лией (<Сандра Гендерсон>). Но во всех случа-
ях ваши имя и фамилия должны быть напе-
чатаны под вашей подписью.
Пунктуальность вознаграждается
Я узнала это на собственном опыте. Давай-
те сделаем небольшой перерыв и отойдем от
изучения правил, инструкций и протокола,
128
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
чтобы я смогла рассказать вам об одном по-
учительном для меня случае.
Несколько лет назад одна из бывших клиен-
ток нашей компании позвонила и сообщила,
что ее фирма собирает заявки на проведение
практических занятий по вопросам телефонно-
го этикета. Она спросила, не смогла бы наша
компания подготовить такую заявку.
<Конечно!> - сказала я.
Моя клиентка сочла необходимым также
сообщить мне, что еще девять других фирм
получили приглашения подать заявки на
проведение этого мероприятия. Не придавая
значения ее словам, я спросила: <Когда вы
хотели бы получить нашу заявку?>
<Не позже следующего четверга>, - отве-
тила она.
Я сказала: <Вы получите ее в следующую
среду>.
следующую среду заявка, которая была
составлена, дроверена и перепроверена, была
у нее в руках. Спустя неделю я поинтересова-
лась у моей бывшей клиентки, нужно ли ей
и ее подготовительному комитету что-то еще
от нашей фирмы, так как они уже обсужда-
ли заявки. Она ответила, что наша заявка
вполне годится и что они все еще получают
заявки от других компаний.
Прошло два месяца. С каждым телефон-
ным звонком я узнавала, что число заявок
уменьшалось в результате отбора -с 10 до
8, потом до 5, потом до 3, потом до 2. Заявка
нашей фирмы все еще котировалась. Более
того, вскоре я узнала, что нам предложили
контракт. Но почему?
129
ГЛАВА 8
После знаменательного дня начала практи-
ческих занятий мы с моей клиенткой пошли
обедать. Я чувствовала себя обязанной задать
вопрос, ответ на который помог бы мне по-
нять, почему нашей фирме предложили кон-
тракт на 64 тысячи долларов. Чем заявка на-
шей фирмы заслужила того, чтобы ее выде-
лили среди других? Почему она была выбра-
на из 10 заявок? Ответ был прост. Моя
клиентка объяснила, что, хотя другие компа-
нии готовили великолепные заявки, но когда
подошло время принимать окончательное ре-
шение, организационный комитет проанали-
зировал состояние дел в целом. Решающим
фактором, который выделил нашу заявку
среди заявок конкурентов, было то, что мы
были единственной фирмой, которая сдала
свои предложения вовремя!
О чем говорит этот случай? О том, что вы
не должны стремиться только к тому, чтобы
любой ценой заработать на бизнесе. Ключ к
успеху - это энергично и пунктуально дово-
дить дело до конца.
Серьезные ошибки
в работе с корреспонденцией.
Подведение итогов
Почему я постоянно делаю упор на пунк-
туальность?
По многим причинам. Ваша способность
(или неспособность) быть пунктуальным от-
ражает вашу сущность. Никто не хочет
иметь дело с человеком, у которого стало
130
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
привычкой опаздывать или не придержи-
ваться рамок отведенного времени.
Я постоянно ссылаюсь в этой главе на пун-
ктуальность еще и потому, что отсутствие
пунктуальности - это одна из наиболее рас-
пространенных ошибок в работе с письмен-
ной корреспонденцией. И еще раз о других
ошибках:
Использование имени, а не фамилии, ког-
да того не стоит делать.
Использование обращения <уважаемый
сэр/мадам> вместо <тому, к кому это мо-
жет иметь отношение>.
Использование местоимения <я> в пер-
вом предложении письма.
Рассылка письменной корреспонденции в
небрежном виде - с неправильными сло-
вами, исправлениями, грамматическими
ошибками, опечатками и т. д. -
Неумение профессионально оформлять
конверты, а также писать само письмо.
Неумение ограничить сопроводительное
письмо одной страницей.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47