Это происходит, вероятно, пото-
му, что большинство людей считают ниже
своего достоинства звонить по поручению
босса, зная, что для этого есть секретарь.
Слава Богу, такая практика обычно исклю-
чение, чем правило.
И тем неменее задевающие самолюбие не-
приятные обязанности звонить по поручению
начальника можно выполнить умело и изящ-
но. Вот некоторые советы.
До того как позвонить кому-либо, дайте
знать вашему начальнику, что вы намеревае-
98
ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ: НАСКОЛЬКО ВЫ ФОНОГЕНИЧНЫ?
тесъ сделать это. Тогда он или она смогут
быть готовы снять трубку, если человек, ко-
торому вы звоните, находится на месте.
После того как вы дозвонились до офиса
нужного человека, объясните причину звон-
ка. Как только вы установите контакт, дайте
знать вашему боссу, что он (она) может взять
трубку.
Если человека, к которому вы пытаетесь
дозвониться, нет на месте, то оставьте на ав-
тоответчике или передайте информацию, что
звонил м-р Смит из компании . Кроме
его рабочего телефона, сообщите также, ког-
да можно застать м-ра Смита.
Когда следует перезванивать
Если вас нет на месте и вы, естественно, не
можете ответить на телефонный звонок, то
вам следует как можно скорее перезвонить
звонившему вам человеку. Для некоторых это
означает через 10 минут, для других - через
два дня. Перезванивайте каждому человеку
или поручите это делать штатному сотрудни-
ку. Оперативные ответные звонки могут при-
нести большие дивиденды.
Добивайтесь от других,
чтобы они перезванивали вам
быстро
Когда вы звоните человеку, который по
какойтто причине не может ответить на ваш
99
ГЛАВА 7
звонок, объясните, когда и где вас можно за-
стать. Чем подробнее вы все объясните, тем
большим профессионалом вы будете выгля-
деть в глазах своих коллег.
Если вы звоните по междугородней связи,
то обязательно скажите об этом. Тогда на
ваш звонок ответят с большей готовностью.
Как победить в телефонной игре
в догонялки
Одна из наиболее распространенных игр в
нашей повседневной культуре - игра в теле-
фонные салочки - может серьезно нарушать
ваши планы. Исследования показали, что
ваши шансы дозвониться до нужного челове-
ка с первой попытки составляют примерно
1 из 6. Полученные данные также свидетель-
ствуют о том, что вы могли бы потерять бо-
лее двух лет вашей жизни, играя в телефон-
ные догонялки. Вот несколько советов из об-
ласти этикета, которые помогут вам сэконо-
мить время при пользовании телефоном.
Когда вы разговариваете с человеком, с
которым вам необходимо будет продолжить
разговор, то договоритесь о точном времени
следующего звонка.
Если человека, которому вы звоните, нет
на месте, то объясните причину, по которой
вы звоните. Будьте конкретны. Может быть,
кто-то другой сможет вам помочь.
Будьте вежливы с административным пер-
соналом. Спросите, когда лучше позвонить
снова.
100
ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ: НАСКОЛЬКО ВЫ ФОНОГЕНИЧНЫ?
Когда ваши телефонные звонки устойчиво
не дают никаких результатов, поищите аль-
тернативную связь. Отправьте человеку за-
писку или свяжитесь с ним по факсу.
Советы о том, как разговаривать
по телефону
Точно так же, как вы готовитесь к встрече
один на один, следовало бы готовиться и к
телефонным разговорам, в результате кото-
рых вы надеетесь получить нужную инфор-
мацию. Вот три совета, которые помогут вам
продемонстрировать умение разговаривать по
телефону.
Прежде чем ответить на телефонный зво-
нок, отложите в сторону другую работу.
Улыбайтесь, когда отвечаете по телефону.
Даже если он (она) не может видеть вашу
улыбку, звонящий вам человек почувствует,
что вы искренне интересуетесь его звонком.
Не прерывайте человека, который говорит с
вами. Надежным средством удержать себя от
того, чтобы не прерывать другого, является
правило, о котором мы говорили раньше, -
выдержать паузу. Просто сделайте паузу или
сосчитайте до двух после того, как человек
закончит говорить.
Ожидание
Встречали ли вы когда-нибудь человека,
которому нравилось бы, когда его заставляют
101
ГЛАВА 7
ждать? Я - нет. К сожалению, бывают мо-
менты, когда необходимо воспользоваться
этим приевшимся приемом.
Если вы должны кого-то попросить подож-
дать у телефона, то сначала убедитесь в том,
что вы делаете это в интересах дела. Напри-
мер, что вам нужно время для того, чтобы
достать досье звонящего человека или отве-
тить по другому телефону. Спросите человека
о том, подождет ли он или она, и дождитесь
ответа, не предполагая заранее услышать
<да>.
Каков предел такого ожидания?
Как долго вы можете заставить человека
ждать, не совершив принципиальной ошиб-
ки? Обычно не дольше 30-60 секунд. Пока
вы достаете досье или отвечаете на другой
звонок, 30-60 секунд для вас пролетают бы-
стро. Но когда звонящий человек не слышит
ничего или же слышит радиопередачу или
рекламу фирмы, время ожидания может по-
казаться вечностью. Учитывайте это.
Как снять напряжение
Когда вы вновь берете трубку, возобнови-
те разговор со слов: <Спасибо за ожидание,
м-р Джексон>. Ваша любезность позволит
м-ру Джексону понять, что вы помните о
том, что он проявил любезность, потратив
на ожидание свое время.
102
ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ: НАСКОЛЬКО ВЫ ФОНОГЕНИЧНЫ?
Как вести себя с болтливым
человеком
Говорили ли вы когда-нибудь по телефону с
чрезмерно болтливым человеком, думая о том,
как прекратить разговор, не задев его самолю-
бия? Очевидно, в этом случае требуются мяг-
кость и такт. Когда вы перезваниваете говор-
ливому человеку, то предварите ваш разговор
словами вроде:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47