Кто должен перезванивать?
ОТВЕТ: Если кто-либо не может ответить на
телефонный звонок, то этот человек дол-
жен сказать, что он перезвонит вам точно
в назначенное время, а не предлагать зво-
нящему играть в телефонную игру.
ВОПРОС: Каждую неделю я получаю мно-
гочисленные телефонные звонки от лю-
дей, которые предлагают по телефону свою
116
ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ: НАСКОЛЬКО ВЫ ФОНОГЕНИЧНЫ?
продукцию или услуги. Есть ли возмож-
ность в соответствующей форме заставить
их оставить меня в покое?
ОТВЕТ: Вместо того чтобы игнорировать та-
кие звонки, лучше выделить минутку и
выслушать этих людей. Или поручить
кому-нибудь из своих сотрудников полу-
чать эти звонки для вас. Если вы не инте-
ресуетесь предлагаемой продукцией или
услугой, то скажите об этом любезно. Все-
гда помните, что вы или кто-то из вашей
организации может в одий прекрасный
день позвонить такому человеку. Вы пред-
ставляете, что они скажут...
Что посеешь, то и пожнешь.
ГЛАВА 8
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ
В ПЕРЕПИСКЕ
Располагая такими высокотехничными и
как молния быстрыми средствами связи,
как компьютерные модемы, факсы, мобиль-
ные телефоны и другие подобные изобрете-
ния, вы можете спросить себя: <Зачем пи-
сать на бумаге, когда можно передать сооб-
щение по телефону, факсу или с помощью
экрана компьютера?> А затем, что еще
живы старые аксиомы, гласящие: <Разговор
стоит мало> и <Действия ценятся дороже,
чем слова>. Например, когда кто-то специ-
ально подходит к вам, чтобы помочь, не-
сомненно, стоит сказать спасибо. Однако
глубокую, искреннюю благодарность при-
нято выражать на бумаге. Посылая не пла-
нируемую заранее корреспонденцию, та-
кую, как записка с выражением благодар-
ности или поздравительная открытка, вы
проявляете вежливость.
Для того чтобы помочь вам написать не-
формальную благодарность или более фор-
мальное письмо, я познакомлю вас с некото-
рыми правилами, которые придадут вашим
словам необходимый блеск.
118
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Подбор слов
Как вы, вероятно, уже слышали ото всех
учителей английского языка, первое предложе-
ние письма имеет первостепенное значение.
Оно захватывает внимание вашего адресата
(или должно захватить) и задает тон для ос-
тального текста. Вот почему необходимо с само-
го начала подбирать слова. Итак, следуйте пер-
вому правилу деловой корреспонденции - пер-
вое же предложение начните с благодарности.
<Спасибо за ваше внимание к продукции
нашей компании>.
<Для меня было большим удовольствием
встретиться с вами сегодня>.
Это не только задает вашему письму благо-
желательный и любезный тон, но и создает
впечатление, что вы ставите на первое место
своего читателя, а не самого себя. Итак, мы
подходим ко второму правилу. Избегайте ме-
стоимения <я>.
Многие люди испытывают искушение на-
чать свои записки, письма и другую коррес-
понденцию с этого ужасного местоимения.
Не делайте этого. Использование местоиме-
ния <я>в первом же предложении может со-
здать впечатление, что вы ставите себя на
первое место.
Когда требуется письменная
благодарность
По обычаю, письменную благодарность не-
обходимо посылать всегда, когда кто-то по-
119
ГЛАВА 8
тратил более пятнадцати минут на то, чтобы
сделать что-то для вас. Например, ваш потен-
циальный заказчик выделяет время на встре-
чу с вами. К концу встречи вы благодарите
человека за то, что он нашел время для
встречи. Нужно ли после этого еще посылать
письмо с благодарностью? Да. Оно преследует
три цели: подтверждает признательность ва-
шему клиенту (или возможному клиенту),
показывает, что вы человек дела, и помогает
обойти конкурентов.
Если вы такой же, как большинство заня-
тых людей, вы могли бы задать себе вопрос:
<У кого есть время писать подобные письма?>
У ВАС должно быть!
Мы все выделяем время на дела, которые
считаем важными. Это небольшое дополни-
тельное усилие поможет вам перейти туда,
куда вы стремитесь, - в категорию истин-
ных профессионалов.
Не мешкайте
Теперь, когда я убедила вас (я надеюсь на
это) в важности записок и писем с выраже-
нием благодарности, возникает очевидный
вопрос: как скоро их надо посылать? Слово
<скоро> имеет много значений, но, когда по-
является необходимость посылать записки со
словами благодарности и другую деловую
корреспонденцию, это слово имеет только
одно значение -от 24 до 48 часов со време-
ни вашей встречи с кем-то. Это правило отно-
сится даже к очень занятым людям. Чем
120
ГЛАВА 8
раньше с момента встречи или телефонного
разговора вы посылаете вашу благодарность,
тем большее впечатление она произведет.
Написать или напечатать?
Это серьезный вопрос!
Слова благодарности могут быть написаны
ручкой, когда вы посылаете записку человеку,
который проявил по отношению к вам любез-
ность по принципу <от человека к человеку>.
Слова благодарности также могут быть написа-
ны от руки, когда вы посылаете письмо с по-
здравлением, с выражением соболезнования
или что-то тому подобное. Если, однако, вы
посылаете письмо, которое, вероятно, должно
быть сохранено для кого-то или кому-то пере-
слано, то советую вам напечатать его. Если вы
хотите добавить от себя лично, то напишите
одно или два предложения на дополнительном
листке бумаги и приложите его к корреспон-
денции. Позаботьтесь о том, чтобы они были
написаны разборчиво. Одна из опасностей на-
шего компьютерно-образованного общества зак-
лючается в том, что наш почерк часто выгля-
дит так, как будто мы пишем рецепты.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47