Научитесь избегать этих грубых ошибок, и
этим вы уже обгоните других в профессио-
нальной переписке.
Особенности пользования факсом
Кто мог предвидеть, что всего за одно по-
коление факс-аппараты станут таким же
обычным явлением на рабочем месте, как и
131
ГЛАВА 8
офисные копировальные аппараты? Хотя эта
новая техника ускоряет передачу информа-
ции, она в то же время может испортить
ваши отношения с другими людьми так же
быстро, как может дойти до адресата факс.
Вот несколько советов, которые помогут вам
обеспечить условия, при которых ваша фак-
симильная связь работала бы на вас и ваш
бизнес, а не против.
>
Посылайте сообщения по факсу, -если вы
обещали это сделать.
Если вы использовали специальную жид-
кость для исправления ошибок в документе,
пошлите по факсу ксерокопию, а не ориги-
нал. При передаче по -факсу места, обрабо-
танные такой жидкостью, превращаются в
кляксы.
Посылайте только ксерокопии документов,
отпечатанных на цветной бумаге, цветная бу-
мага замедляет передачу по факсу и делает
ее более дорогой.
Храните подтверждения передачи факсов.
Уведомляйте получателя вашего факса по
телефону о том, что ему послали сообщение.
В крупных корпорациях и других организа-
циях переданное по факсу сообщение может
легко потеряться, по ошибке может быть
подколото к предыдущему факсу или направ-
лено другому человеку или в другой отдел.
Человек, которому предназначалось сообще-
ние, может в итоге получить факс с опозда-
нием на несколько часов или не получить
вовсе. В любом случае доверие к вам будет
подорвано.
132
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Следите за тем, чтобы не посылать факс
более трех или четырех страниц, если вас
специально не попросили об этом. Это особен-
но важно, если по одной линии идет сразу
несколько факсов и в случае, если линия
связи по факсу - одновременно и телефон-
ная линия вашего адресата или его фирмы.
Как писать записки
Многие люди никогда не преодолеют тре-
тьей ступеньки скользкой лестницы, кото-
рая ведет к успеху. Почему? Во многих слу-
чаях потому, что хотя они и смогли навести
лоск на свой имидж, но им не удалось сде-
лать то же в отношении своей внутренней
переписки -- записок в частности.
Начинающие работники должны использо-
вать этот вид внутренней переписки с особой
осторожностью. Если вы рассылаете слиш-
ком много записок, ваши коллеги и служа-
щие начнут думать, что вы заинтересованы в
прибылях фирмы, производящей бумагу,
или что у вас слишком мало работы. Задача
записки состоит в том, чтобы довести одну и
ту же информацию (свежие новости компа-
нии, должностные характеристики и т. д.).
Если ваша записка не отвечает этим критери-
ям, то не посылайте ее. Забавно, исследова-
ния показали, что у многих менеджеров под-
готовка обычной записки отнимает почти
час. Если служащий получает 35 тысяч дол-
ларов в год, то это означает, что одна записка
компании может стоить 15 долларов 75 цен-
133
ГЛАВА а
офисные копировальные аппараты? Хотя эта
новая техника ускоряет передачу информа-
ции, она в то же время может испортить
ваши отношения с другими людьми так же
быстро, как может дойти до адресата факс.
Вот несколько советов, которые помогут вам
обеспечить условия, при которых ваша фак-
симильная связь работала бы на вас и ваш
бизнес, а не против.
с.
Посылайте сообщения по факсу, если вы
обещали это сделать.
Если вы использовали специальную жид-
кость для исправления ошибок в документе,
пошлите по факсу ксерокопию, а не ориги-
нал. При передаче по -факсу места, обрабо-
танные такой жидкостью, превращаются в
кляксы.
Посылайте только ксерокопии документов,
отпечатанных на цветной бумаге, цветная бу-
мага замедляет передачу по факсу и делает
ее более дорогой.
Храните подтверждения передачи факсов.
Уведомляйте получателя вашего факса по
телефону о том, что ему послали сообщение.
В крупныхорпорациях и других организа-
циях переданноёно факсу сообщение может
легко потеряться, по ошибке может быть
подколото к предыдущему факсу или направ-
лено другому человеку или в другой отдел.
Человек, которому предназначалось сообще-
ние, может в итоге получить факс с опозда-
нием на несколько часов или не получить
вовсе. В любом случае доверие к вам будет
подорвано.
132
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Следите за тем, чтобы не посылать факс
более трех или четырех страниц, если вас
специально не попросили об этом. Это особен-
но важно, если по одной линии идет сразу
несколько факсов и в случае, если линия
связи по факсу - одновременно и телефон-
ная линия вашего адресата или его фирмы.
Как писать записки
Многие люди никогда не преодолеют тре-
тьей ступеньки скользкой лестницы, кото-
рая ведет к успеху. Почему? Во многих слу-
чаях потому, что хотя они и смогли навести
лоск на свой имидж, но им не удалось сде-
лать то же в отношении йвоей внутренней
переписки - записок в частности.
Начинающие работники должны использо-
вать этот вид внутренней переписки с особой
осторожностью. Если вы рассылаете слиш-
ком много записок, ваши коллеги и служа-
щие начнут думать, что вы заинтересованы в
прибылях фирмы, производящей бумагу,
или что у вас слишком мало работы. Задача
записки состоит в том, чтобы довести одну и
ту же информацию (свежие новости компа-
нии, должностные характеристики и т. д.).
Если ваша записка не отвечает этим критери-
ям, то не посылайте ее. Забавно, исследова-
ния показали, что у многих менеджеров под-
готовка обычной записки отнимает почти
час.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47