Как квалифицированно готовить
корреспонденцию
>
Хотите ли вы выработать такой стиль
письма, чтобы люди ждали вашей корреспон-
денции?
122
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
Это невозможно, скажете вы. Вовсе нет.
Используйте несколько простых приемов,
приложите некоторые дополнительные уси-
лия, шлифуйте ваше произведение, и тогда
вы будете посылать такие записки и письма,
которые дадут преимущество в конкурентной
среде. Вот несколько советов:
Вычитывайте ваши письма. Даже одно не-
правильно написанное слово снижает эффек-
тивность вашего письма. Единственный спо-
соб убедиться в том, что ваше письмо не со-
держит ошибок, это внимательно его вычи-
тать. Если это возможно, пусть другой
человек проверит ваше письмо прежде, чем
вы его отошлете. Мы часто <видим> на бумаге
то, что хотели изложить. Всегда полезен све-
жий объективный взгляд - особенно для об-
наружения ошибок. Не подвергайте себя ис-
кушению довериться компьютерной програм-
ме поиска ошибок, хотя как таковая она по-
лезна. Если у вас есть опыт в работе с таким
программным обеспечением, то вы уже знае-
те, что оно обнаруживает не все ошибки и не
замечает пропущенные слова. Только челове-
ческий глаз может обнаружить эти ошибки.
И наконец, исследования показывают, что
легче заметить ошибку в напечатанном тек-
сте, чем на экране компьютера. Итак, прило-
жите дополнительные усилия для того, что-
бы научиться быстро писать письма без оши-
бок.
Проверяйте правильность написания всех
имен и фамилий. Делайте это даже тогда, ког-
123
ГЛАВА 8
да вы посылаете корреспонденцию человеку по
имени, как вам сказали, <Джон Смит>.
<М-р Смит, это значит Д-Ж-О-Н С-М-И-Т?>
В девяти из десяти случаев вы будете пра-
вы. Однако всегда остается возможность
столкнуться с другим написанием. Если вы
обнаружите, что имя звучит общераспростра-
ненно, но пишется необычно, вы будете рады
тому, что приложили дополнительные уси-
лия.
Более того, эта микродеталь показывает,
что вы обращаете внимание на все мелочи.
Это такая любезность, которая всегда запо-
минается. Такое ваше отношение к перепис-
ке поможет создать впечатление, что с вами
следует иметь дело.
По возможности ограничивайте ваше пись-
мо одной страницей. Если это сопроводитель-
ное письмо к описанию предложения или ре-
зюме либо информационное письмо о новой
продукции или услуге - обязательно следуй-
те указанному правилу.
Один из вариантов подготовки такого
письма - его построение из трех частей. В
начале письма вы устанавливаете или восста-
навливаете ваше знакомство с тем человеком,
которому оно адресовано (<Мне вчера было
очень приятно поговорить о делах нашей
компании...>). Во второй части письма долж-
на быть раскрыта его цель (<Как я и обещал,
я вложил в письмо каталог...>). В заключи-
тельной части должно содержаться предло-
жение о последующих действиях (<После
того как вы познакомитесь с содержащимися
124
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
в письме предложениями, пожалуйста, свя-
житесь со мной по любому вопросу...>).
Уже в действии обращения
к людям в духе XXI века
По мере приближения к XXI веку нам
многое напоминает, что устоявшиеся правила
меняются. И нигде это так не бросается в
глаза, как в деловом общении. Если вы не
живете с искаженным представлением о вре-
мени, то знаете, что письма и записки, рож-
денные в современных офисах, больше не на-
чинаются с общепризнанного в течение дол-
гого времени обращения <джентльмен>. А
как вы обращаетесь к людям, понимая, на-
сколько обращение важно? Предлагаю вам в
помощь небольшую информацию.
Вы пишите человеку, которого не знаете.
Если вы собираетесь послать письмо кому-то,
кого не знаете, здравый смысл подсказывает,
что следует вначале потратить время на по-
иск имени человека, который получит ваше
письмо. Если, например, вы пишите директо-
ру по кадрам такой-то компании и не знаете
его (ее) фамилии и имени, то найдите время,
чтобы позвонить в компанию и узнать, как
зовут нужного человека. Хотя вполне можно
написать <Дорогой директор по кадрам> или
просто <Дорогой директор>, обращение к че-
ловеку по фамилии персонализирует коррес-
понденцию и, конечно, помогает достичь же-
лаемого результата.
125
ГЛАВА 8
Патрик или Патриция? Попробуйте ука-
зать. Вы, например, пишите Пэту Смиту на
почтовый ящик. Вы не имеете представления
о названии компании. Как правильно обра-
титься? Это редкий случай, и здесь надо пи-
сать <Пэт Смит>, но вы должны добавить
слово <многоуважаемый (ая)>.
Если вы работаете административным по-
мощником у человека, имя которого может
быть как мужским, так и женским, то на-
учитесь тактично дать знать другим, кто
ваш начальник: мужчина или женщина.
Например:
ЗВОНЯЩИЙ ЧЕЛОВЕК: <Это Пол Джен-
кинс из компании <Вест Сайд Сэйвингс>.
Могу ли я поговорить с Джин Каммингс? >
ПОМОЩНИК: <Конечно. Я скажу м-ру Кам-
мингсу, кто звонит>.
Если вы пытаетесь определить пол челове-
ка, с которым вы хотите поговорить или пе-
реписываться, то сформулируйте вопрос так-
тично. Например:
ЗВОНЯЩИЙ: <Это Пол Дженкинс из ком-
пании <Вест Сайд Сэйвингс>. Я хотел бы
послать нашу новую брошюру Джин Кам-
мингс. Я звоню, чтобы уточнить, как пра-
вильно пишется это имя. Можете ли вы
мне помочь в этом?>
ПОМОЩНИК: <Конечно. Мисс Каммингс
пишет свое имя так... Нужна ли вам еще
какая-нибудь информация?>
126
ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ В ПЕРЕПИСКЕ
<Миссис>. Вот распространенная ошибка в
переписке. Посылая корреспонденцию за-
мужней женщине, которая дала понять, что
она предпочитает, чтобы к ней обращались
как к <миссис>, многие люди в наши дни все
чаще используют имя женщины, данное ей
при рождении - <миссис Мэри Смит>.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47