В журнале учета командировочных удостоверений отражается: когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.
Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков журнале регистрации приказов по очередным отпускам.
Совместители, принятые из других предприятий, учреждений, организаций, и работники, выполнявшие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в общих документах по учету списочного состава работников организации.
Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:
• журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
• журнал регистрации служебных заданий;
• журнал регистрации локальных нормативных актов;
• журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
• журнал выдачи справок по личному составу;
• журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;
• журнал учета больничных листов;
• журнал регистрации увольнения с работы и др.
3.2. Журналы проверок
Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» всем работодателям вне зависимости от организационно-правовой формы рекомендовано вести специальный журнал данных учета мероприятий по контролю. Конечно, никакой ответственности за неисполнение указанной нормы законодатель не предусматривает, но опытные кадровики рекомендуют вести данную регистрационную форму. В журнале учета мероприятий по контролю производятся записи о проведении проверок должностными лицами органов контроля, надзора (например, инспектором по труду). Если такая регистрационная форма на предприятии отсутствует, в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, инспектор делает соответствующая запись.
Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, его страницы – пронумерованы. Журнал заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.
Данная регистрационная форма содержит следующую информацию:
• дата, время проведения мероприятия;
• правовые основания;
• цели, задачи и предмет мероприятия по контролю;
• список выявленных нарушений;
• реквизиты составленного протокола;
• выданные предписания;
• фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего мероприятие по контролю.
Проверяющий инспектор должен собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке и заверить их своей подписью.
Рекомендуется в качестве приложения к журналу учета мероприятий по контролю изготовить Памятку о проведении проверок органами государственного надзора. Содержание данного приложения может быть следующим:
• кто имеет право проводить проверку;
• виды проверок;
• документы, предъявляемые проверяющим должностным лицом;
• документы, которые имеет право потребовать проверяющий;
• порядок проведения проверки;
• оформление результатов мероприятия и д.р.
В кадровой службе предприятия может также вестись журнал контроля соблюдения трудовой дисциплины. Заполняет его инспектор или специалист по кадрам на основании приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий на работников предприятия.
3.3. Документы по специальному учету
На предприятии могут вестись и другие регистрационные и учетные формы. Например, ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования трудовых ресурсов. Учет наличия, комплектования, движения и использования работников осуществляет отдел организации и оплаты труда или отдел кадров. Формы таких ведомостей разрабатываются на предприятии самостоятельно, за основу могут браться формы первичной учетной документации (начальные и конечные реквизиты). Текст ведомости может быть представлен в виде списков (таблиц), группируемых по различным основаниям.
Ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использованияработников составляется с целью учета и анализа:
• расстановки кадров;
• эффективности использования рабочего времени;
• своевременности набора дополнительного персонала;
• замещения вакантных мест;
• карьерного роста работников.
Структура трудовых ресурсов может рассматриваться с помощью следующих позиций:
• возраста;
• образования;
• семейного положения;
• группы занятий;
• режима рабочего времени;
• поступления на работу и выбытия и т. п.
Объектом учета могут быть и рабочие места. Учет рабочих мест ведется по специальной ведомости по учету рабочих мест. Ведомость необходима для проведения аттестации рабочих мест и планирования их размещения в организации. Рабочие места в ведомости могут группироваться по следующим признакам:
• по категориям работников:
– рабочие,
– служащие;
• по наименованиям профессий (должностей) работников:
– руководители,
– специалисты,
– другие служащие,
– рабочие.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109