В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.
Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.
Пол. Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют общераспространенные сокращения (буквенный код):
«м» – мужской;
«ж» – женский.
Теперь необходимо заполнить раздел I «Общие сведения». Он включает в себя ниже перечисленные пункты.
Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.
Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество», заполненный полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, оставляя пространство для внесения возможных изменений (особенно это касается женщин).
Пункт 2 «Дата рождения», в текстовой части формы оформленный словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле кодирования – цифровым: «17.03.2004».
Пункт 3 «Место рождения», заполненный согласно ОСТ 4.071.034-82 и в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность:
– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
– при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения (как и при заполнении пункта 11 «Паспорт»).
В зоне кодирования соответственно указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
Пункт 4 «Гражданство», заполненный также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части пункта 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.
Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в пункт 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне). Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.
Но если работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в пункте 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.
С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:
– гражданин Российской Федерации – код по ОКИН «1»;
– гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) – код по ОКИН «2»;
– иностранный гражданин – код по ОКИН «3»;
– лицо без гражданства – код по ОКИН «4».
Пункт 5 «Знание иностранного языка», расшифрованный как «наименование» и «степень знания». Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом 04 ОКИН. Так как Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации (например, мордовского), то в данном пункте указывается иностранный язык (т. е. язык иностранного по отношению к России государства).
Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).
В общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но, поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код – степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка – вторым (через несколько пробелов).
Таким образом, в личной карточке возможны следующие записи:
английский (код по ОКИН «014») (немецкий код по ОКИН («135»), французский (код по ОКИН «213») итальянский (код по ОКИН «070»);
– читает и переводит со словарем – код по ОКИН «1»;
– читает и может объясняться – код по ОКИН «2»;
– владеет свободно – код по ОКИН «3».
Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке пункта 5 личной карточки по аналогии с первым указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.
Пункт 6 «Образование».
Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:
– основное общее образование – код по ОКИН «01»;
– среднее (полное) общее образование – код по ОКИН «07»;
– начальное профессиональное образование – код по ОКИН «10»;
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109