Для этого необходимо не только найти наиболее подходящий момент, но и знать, как это сделать. Существуют различные типы выходов из контакта, в основу которых положены:
1) уровень общения от «примитивного» до "высшего";
2) преобладающий вид взаимодействия: кооперация (конгруэнция) или конкуренция (конфликт, конфронтация) [86].
Названные типы выхода из контакта во всем многообразии проявляются в конкретных жизненных ситуациях. Но существуют некоторые общие рекомендации и правила завершения контакта, которыми не стоит пренебрегать в деловом общении.
Прощание, как и начало беседы, должно быть приветливым. В этот момент важно видеть и чувствовать собеседника. В конце деловой беседы желательно высказать собеседнику надежды на дальнейшее сотрудничество и будущие встречи. В канун приближающихся праздников или знаменательных дат необходимо поздравить участников разговора, высказать наилучшие пожелания. При прощании соблюдаются этикетные формы внимания: встают, провожают и т. д. Все это говорит о вежливости при выходе из контакта, независимо от результатов общения.
Овладение основами общения дает возможность руководителю, искренне желающему иметь повседневный успех в своей деятельности, эффективнее решать задачи сегодняшего дня. В современных условиях ситуации общения руководителя настолько многообразны, что нет возможности предложить готовые рецепты на все случаи жизни. Выбрать же оптимальное решение – является задачей, над которой руководящий работник должен трудиться ежедневно.
Итак, учитывая все вышеизложенное, рассмотрим основные рекомендации по процессу переговоров, исходя из их общей трехэтапности (подготовка, ведение, анализ после завершения).
I. При подготовке к переговорам определите состав делегации и ее руководителя. Внимание:
1) типичная ошибка для российских участников переговоров – слишком большой количественный состав делегаций;
2) помните, что делегация должна работать, как единая команда.
Установите рабочие отношения с предполагаемым партнером: выразите всю заинтересованность от участия в переговорах, запросите (если необходимо) дополнительную информацию (например, техническую документацию).
Согласуйте с партнером организационные моменты предстоящих переговоров:
– уровень ведения переговоров (кто глава делегации: руководитель предприятия, его заместитель и т. д.?);
– место проведения переговоров;
– количественный состав делегации (сколько человек примет участие в переговорах?).
Дайте ваши предложения по повестке дня (какие вопросы и в какой последовательности вы намерены обсуждать).
II. Ведение. Рассадка:
– глава делегации садится в центре, напротив него – глава партнерской делегации;
– справа от главы – второе лицо в делегации, слева – переводчик.
Требования к характеру беседы:
– спокойный тон, даже в том случае, если партнер раздражен или агрессивен, необходимо внимательно выслушивать собеседника до конца, не перебивая;
– через 5–7 минут после начала подается чай, кофе;
– через час беседы чай, кофе предлагается вторично;
– по окончании переговоров (подписания протокола о намерениях, контракта, договора) устраивается протокольное мероприятие (например, прием).
Этапы ведения переговоров:
Первый этап – уточнение интересов, позиций, целей и т. д. участников переговоров.
Внимание: как бы хорошо ни была проведена подготовка, всегда остается ряд невыясненных моментов.
Второй этап – обсуждение позиций; главное на этом этапе аргументация предлагаемых решений.
Третий этап – согласование позиций.
Целесообразно сначала согласовать общие контуры соглашения (выработать общую формулу), затем обсудить детали. Эта тактика экономит время. Однако, прежде чем следовать ей, необходимо получить на это согласие партнера. На заключительном этапе стороны приступают к редактированию текста [204].
На переговорах с более сильным партнером (партнером, объективно обладающим более сильной позицией) возможны:
– апелляция к продолжению отношений с данным партнером в дальнейшем (наличие долгосрочных соглашений), а значит заинтересованности партнера в соглашении;
– увязывание различных предложений в пакет (будучи слабым по одному вопросу, участник переговоров может оказаться более сильным по другому. Увязка этих вопросов на переговорах позволяет «сбалансировать» силу сторон);
– обращение к репутации сильного партнера (крайне жесткая позиция сильного партнера может повредить его репутации).
III. Проведите анализ переговоров после их завершения:
– что, какие действия способствовали успеху (неуспеху) переговоров;
– какие возникали трудности, как эти трудности преодолевались;
– что не было учтено при подготовке к переговорам, почему;
– какие возникли неожиданности в ходе ведения переговоров;
– каково было поведение партнера на переговорах;
– какие принципы ведения переговоров возможно и нужно использовать на других переговорах.
Целесообразно: по окончании переговоров подготовить отчет об их проведении, в котором дать анализ итогам и ходу переговоров.
Выполнение договоренностей:
– в случае возможного срыва выполнения договоренностей по вашей вине, заранее поставьте партнера в известность, предложив варианты компенсации (если они не оговорены в договоре).
Внимание: в зависимости от того, насколько точно и аккуратно вы соблюдаете договоренности, зависят не только ваши отношения с данным партнером, но и репутация в целом.
Выделяют четыре основных стиля делового общения партнера при проведении переговоров.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232