Персональный помощник Ивонн представляет собой огромную систему папок, а документы из этой системы редко попадают в мусорную корзину. У нее устойчивая репутация человека, который редко что-либо отправляет в мусорную корзину, поэтому другие менеджеры и их помощники частенько обращаются к ней с просьбами переслать им тот или иной документ, так как не могут найти их у себя. Ивонн регулярно жалуется, что через ее рабочий стол проходит огромное количество бумаги, но, тем не менее, продолжает осуществлять связь со своими подчиненными с помощью меморандумов, отпечатанных на печатной машинке, более того, она всячески поощряет доклады о проделанной работе, оформленные таким же способом.С моей точки зрения, Ивонн работает в атмосфере, которая поощряет чрезмерное копирование документов и чрезмерное использование бумаги при осуществлении рабочих связей. Для того чтобы уменьшить ее информационную нагрузку, ей необходимо сделать следующее:· • стать более разборчивой в отношении того, что она читает (имеются в виду материалы, которые ей высылаются, особенно это касается материалов, которые копируются для нее под грифом «для Вашей информации», означающим, что принятие немедленных мер не требуется);· отправлять в мусорную корзину те материалы, о которых с первого взгляда можно судить, что они не имеют большого значения;· ограничивать объем материалов, копируемый ею для других, — копировать только итоговые страницы для того, чтобы подчиненные просто знали, что тот или иной документ существует;· постараться освоить менее формальный способ общения со своими подчиненными.
Избегайте перегрузок избыточной информацией Какой бы эффективности вы не добились в работе со своим персоналом, вы не достигните в этом деле совершенства, если не предпримите шагов, направленных на уменьшение объема бумажных документов, ежедневно присылаемых на ваш рабочий стол. Даже если вы бегло будете просматривать большинство из них, вам понадобится потратить значительное количество времени и усилий.Важнейший шаг, который вы можете предпринять в этом деле, заключается в проведении тщательного анализа стереотипа вашего поведения на рабочем месте. В данном случае вы должны взять себе за правило следующий лозунг «относись к другим людям так, как ты бы хотел, чтобы они относились к тебе». Особенно это касается тех случаев, когда вы общаетесь с младшими сотрудниками вашего персонала, которые будут брать с вас пример. Если вместо живого общения вы будете поддерживать с ними связь с помощью ведения избыточной в данном случае переписки, они будут отвечать вам тем же, более того, переняв вашу манеру, они перенесут ее на работу с подчиненным им персоналом. Если вы на регулярной основе ведете общение с помощью служебных записок, будьте уверены, они вернутся к вам сторицей.Вот еще несколько идей, которые могут вам пригодиться:· Не способствуйте увеличению объемов вашей «макулатурной» почты, раздавая направо и налево ваши визитки на всевозможных конференциях и промышленных ярмарках. Не тратьте попусту время на просмотр получаемой вами «макулатурной» почты. Вы можете смело отправлять в мусорную корзину большую часть корреспонденции такого сорта, даже не вскрывая ее.· Обратите внимание на осуществление внутренних контактов. Циркулярные письма, распространяемые в организациях, велики по объему и рассылаются с убийственной частотой. Если существует хоть какая-то возможность сделать это без возникновения ненужных конфликтных ситуаций, постарайтесь добиться того, чтобы вас исключили из списков циркулярной рассылки хотя бы в отношении тех документов, которые не имеют ничего общего с вашей работой.· Проведите анализ подписки на периодические издания. В отношении тех изданий, которые не принесли никакой существенной пользы за последние шесть месяцев, можно принять решение на отмену подписки.· Если у вас есть секретарь или помощник, добейтесь того, чтобы они просматривали все поступающие материалы перед тем, как подавать их на ваш стол. Это ни в коем случае не альтернатива, а дополнение к другим пунктам данного списка. Нет никаких причин перегружать своего секретаря «макулатурной» почтой больше, чем ею загружены вы.· Не допускайте того, чтобы документы, которыми в обычном порядке должны заниматься сотрудники вашего штата, проходили через вас, если на это не существует какой-либо важной причины.· Резиденты Соединенного Королевства, как физические лица, так и организации, могут бороться с «макулатурными» факсимильными сообщениями путем бесплатной регистрации в Службе Предотвращения Поступлений Нежелательных Факсимильных Сообщений Facsimile Preference Service (0207 766 4422). Все организации, занимающиеся прямым маркетингом и использующие факсимильные аппараты для рекламы, должны состоять лицензированными членами этой службы, а любая компания или физическое лицо может зарегистрировать в этой службе свое желание не получать материалов такого характера. Избыточное копирование Избыточное копирование представляет собой своего рода форму перестраховки. Когда вы неуверенны относительно того, что делать с тем или иным документом или кому предназначена служебная записка, простейшим способом выхода из этого затруднения будет создание нескольких копий документа и рассылка их тем лицам, которые, по вашему мнению, могут иметь к нему хоть какое-то отношение. Таким образом, вы убиваете сразу двух зайцев — избавляетесь от ненужного документа на вашем рабочем столе и снимаете с себя всякую ответственность относительно того, что не передали документ по назначению.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57