Лучше приобрести беспроводную телефонную гарнитуру с наушниками: это освободит руки для письма и избавит вас от необходимости напрягать шею и плечи в акробатических трюках. Кроме этого можно будет свободно перемещаться по комнате, чтобы взять нужные материалы, просмотреть файлы и т.п.
Телефон может отнять у нас все время…но только если мы сами ему это позволим.
Очень важно делать отметки о важных телефонных звонках: тогда вы без труда сможете найти нужную информацию, если это кому-то потребуется.

ЗАЧЕМ ЗВОНИЛ БОБ?
Во время телефонного разговора нам порой приходится делать краткие пометки, но как часто мы ругаем себя потом за неточность формулировок и неразборчивый почерк!
Вспомните, с каким трудом вы разбираете каракули на сделанной наспех записке. Нередко оказывается, что телефонный номер записан неверно либо его нельзя прочитать; вы не можете расшифровать сокращение или забыли рядом с номером указать имя, а то и вовсе записали его неправильно. Бывает, что записка чересчур лаконична: «Звонил Боб!»
Какой Боб? Лично я знаю по меньшей мере тридцать Бобов. И, кстати, по какому поводу звонил Боб?
Для того чтобы поправить положение, не требуется выдающихся интеллектуальных способностей и изнурительных тренировок.
Просто потратьте на написание следующей заметки на пятнадцать секунд больше и увидите, насколько проще станет ваша работа.

Разгрузка телефонной линии
Один необязательный звонок по рабочему телефону - это непозволительная роскошь. Вы можете проиграть в будущем, если помимо разговоров с потенциальными клиентами, многие из которых машинально набрали ваш номер, листая Желтые страницы, будете тратить рабочее время на личные разговоры. Не используйте рабочий телефон для личных звонков, это принесет вашему бизнесу только пользу. Сообщите также вашим родственникам и друзьям, что звонить вам на рабочий телефон следует только в случае крайней необходимости.

***
Что касается звонков внутри офиса, то, поработав некоторое время, мы начинаем понимать, кто из сотрудников звонит по делу, а кто - ради пустой болтовни. С болтуном полезно применить следующую тактику: любой разговор сводите к обсуждению важных проектов и предстоящих деловых мероприятий, тогда он поймет, что у вас много работы, и сам повесит трубку.
Нередко нам звонят люди, с которыми нам действительно хотелось бы поговорить и обсудить взаимно интересные вещи. В данном случае перед нами возникает проблема в отсутствии времени, а не в неприятном собеседнике. Что ответить? «Я с удовольствием обсудил бы это с тобой, будь у меня не так много работы». Если это деловой разговор, добавьте:
«Почему бы вам не написать мне об этом?
Я изучу ваше предложение, и мы встретимся, когда у меня будет больше времени». Такой ответ позволяет вам взять контроль над ситуацией в свои руки.

***
Если вас часто беспокоят люди с просьбой проконсультировать их по вопросам, связанным с ва шей профессиональной деятельностью, посоветуйте им подробно описать свою ситуацию в письме и отправить его электронной почтой. Необходимость описать что-то значительно сузит круг желающих услышать ваше мнение. Сделать звонок - пара пустяков, а письмо - это умственная работа. Особо назойливым можете сообщить, что даете платные консультации за 100 долларов в час.

***
Мы должны держать наготове краткий и внушительный ответ для менеджеров, предлагающих приобрести товары по телефону. Выпишите несколько стандартных извинений, если это необходимо:
«Извините, у меня все есть», или «Политика нашей компании запрещает принимать подарки» с обязательной толикой вежливости: «В любом случае, спасибо, что отвлекли меня от работы». Эти слова легко произнести, и они звучат не обидно. Затем попрощайтесь и как можно быстрее повесьте трубку.

***
Один из лучших способов контролировать телефонные звонки - специально выделить для них один или несколько дней. Убедитесь в том, что постоянные партнеры по бизнесу и клиенты знают о вашем нововведении. Личный секретарь, если он у вас есть, вполне может в ряде случаев ответить на личные звонки за вас. Как вариант, заведите голосовую почту.

***
Не бойтесь переадресовывать звонки на голосовую почту в течение самых напряженных рабочих часов. Отсутствие телефонных звонков значительно увеличит темп вашей работы.

ПРАВИЛА

ДЛЯ ТЕЛЕФОННЫХ КОНФЕРЕНЦИЙ
Телефонные конференции эффективны, когда в них принимают участие не более 8-9 человек. При большем количестве участников не исключено, что некоторым из них не удастся вставить ни слова. Конечно, можно перезвонить им позже и поговорить приватно, однако это разрушит первоначальный замысел и вряд ли приведет к желаемой цели.
Ниже приведены шесть советов, которые помогут вам оптимизировать и упростить проведение телефонных конференций.
1. Заблаговременно разошлите всем участникам тезисы предстоящего совещания.
2. Запишите номер оператора на случай, если вы внезапно отключитесь.
3. Назначьте человека, который будет конспектировать разговор.
4. Позаботьтесь о том, чтобы в совещании был ведущий, который будет вовлекать людей в обсуждение, направлять его в нужное русло и следить за тем, чтобы не было отклонений от темы.
5. Определитесь со своей точкой зрения до начала разговора.
6. Хорошо, если участники во время совещания не будут шуршать бумагой, щелкать авторучками и двигать стул: это создает много фонового шума, мешающего разговору.
7. И самое главное: если вы чувствуете себя неуютно во время проведения совещаний по телефону, не меняйте во время них свои решения и не берите серьезных обязательств.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34